電子帳簿保存法の「メールの請求書」ってどう保存する？

 

始まってそれなりに時間は経ちましたが、それでもまだよくご相談いただくテーマのひとつが、電子帳簿保存法における「メールで受け取った請求書の扱い」です。

紙の請求書ならそのままファイルに綴じればOK。
しかしメールで送られてきたPDF請求書などはどう管理すべきか、悩む方も多いと思います。

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1. メールの請求書は「電子取引データ」

電子帳簿保存法では、メールで受け取ったPDF請求書や、Webからダウンロードした請求書は 「電子取引データ」 に分類されます。
この場合、紙に印刷して保存するだけでは不十分で、電子データのまま保存することが義務 です。

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2. 保存の基本ルール

保存にあたっては、以下の要件を満たす必要があります。

• 真実性の確保
  データの改ざんがされていないことを確保する。
  → タイムスタンプ付与、または改ざん防止の仕組みを導入。
• 可視性の確保
  税務調査の際にすぐに表示できる状態にしておく。
  → フォルダ管理、検索できるファイル名、保存先の統一。
• 検索機能の確保
  日付、取引先、金額で検索できること。
  → ファイル名に「日付_取引先_金額」を入れる方法が現実的。

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3. 実務的な保存方法

中小企業や個人事業主では、次のような方法が一般的です。

• クラウドストレージで管理
  Google DriveやDropboxに、取引年月ごとのフォルダを作って保存。
• 会計ソフトにアップロード
  freee、マネーフォワード、弥生会計などのクラウド会計ソフトに請求書PDFをアップロード。
• メール添付ファイルを自動保存
  GmailやOutlookから自動でクラウドに転送する仕組みを利用。

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4. 紙に印刷して保存してはいけないの？

紙保存だけでは 電子帳簿保存法違反 となります。
あくまで「電子データ」で受け取ったものは、電子のまま保存する必要がある点に注意してください。

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まとめ

• メールで受け取る請求書は「電子取引データ」に分類される。
• 紙保存だけではNG。電子データのまま保存が必要。
• ファイル名ルールやクラウド管理で検索要件を満たすことが重要。

「難しい仕組みは導入できない」という方は、クラウド会計ソフトにアップロードする方法 が一番シンプルでおすすめです。

田中雅樹（税理士）

●単発相談担当・税務顧問担当はタナカ本人です
●社長の「こうしたい」を取り入れた問題解決を提案
●県内の専門学校・非常勤講師として『租税法』他を担当（2019年4月～）
●FM-FUJI「教えて税理士さん」出演（東京地方税理士会広報活動）
●ブログは毎日